AGN:Es el que establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación
. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo.
3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia.
4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.
5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden Nacional, Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para organizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica.
6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.
Archivo Facilitativo: Documentación reunida por las dependencias de la Universidad que a pesar de no ser producida por ladependencia puede ser útil para la gestión de la misma.
Archivo de Gestión: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continuidad.
Archivo Central: unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión
de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que sigue siendo vigente y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. El Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico según períodos e indicaciones definidos en las Tablas de Retención Documental.
Archivo Histórico: fase o institución de archivo que custodia y gestiona fondos documentales pertenecientes a la tercera etapa o edad de los documentos (con valor secundario y que deben conservarse permanentemente.
Archivo Total :Comprende procesos tales como: La producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos y su artículo 23, sobre formación de archivos dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conversación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado
Documento de archivo: registro de información producido o recibido por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
Foliación: Acto de enumerar las hojas
Fondo documental: conjunto de actividades técnicas e intelectuales destinadas a la organización, servicio, protección, preservación, conservación y divulgación del patrimonio documental de la universidad como un bien tangible, que forma parte de su identidad. Estas actividades están destinadas a asegurar la aplicación de los principios, políticas, reglamentos y demás lineamientos que en materia de archivo se establezcan.
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Microfilmación: es un medio de Conservación de la documentación. Consiste en transportar la información que se encuentra en un documento a una película fotográfica manteniendo intacta la información.
Ordenación Documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales
Principio de procedencia: conservación de los documentos dentro del fondo documental a que naturalmente pertenece; este principio establece que los documentos producidos por una institución, organismo, dependencia u oficina no deben mezclarse con los de otros
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Transferencia documental: es la remisión técnica, legal y físicamente verificada de los archivos de gestión a l archivo central y de este al archivo histórico de la Universidad. Esta transferencia debe realizarse conforme a las tablas de retención documental y con base a un plan de transferencias.
Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o tomos.
Unidad documental: es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicación. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
Valor Primario: es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto.
Valor Secundario: es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
Valoración documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, a fin de establecer su permanencia en sus diferentes fases de archivo (gestión, central e histórico.
Acervo: El importante acervo documental del Archivo ofrece al usuario múltiples posibilidades de investigación.
Agrupar la documentación,se agrupan los documentos del archivo de acuerdo con los iguientes criterios jerárquicos:
1. Dependencia productora, 2.Seriey 3.Subserie.
Archivalia: como conjuntos de materiales de consulta de un archivo.
Sistema nacional de archivo:
Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio del la comunidad.
El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.
Archivística:
La archivística es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.
Biblioteca: Institución cuya finalidad consiste en la adquisición, conservación, estudio y exposición de libros y documentos.
Bula: Documento pontificio relativo a materia de fe o de interés general, concesión de gracias o privilegios o asuntos judiciales o administrativos.
Catálogo: Relación ordenada en la que se incluyen o describen de forma individual libros, documentos, personas, objetos, etc., que están relacionados entre sí.
Centro de documentación :El centro de documentación es una unidad de información que reúne, gestiona y difunde la documentación de un área del conocimiento determinado o la producida por un organismo o institución a la que se circunscribe.
Custodiar:Guardar con cuidado y vigilancia.
Decreto 4124 de 2004:
Posteriormente, la Ley 594 de 2000, define los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124 de 2004, que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le asigna a éstas, las funciones que deben cumplir para su desarrollo.
Diplomática:La diplomática o ciencia de los diplomas es el estudio de los documentos, cualquiera que sea su autor, teniendo en cuenta sus caracteres extrínsecos e intrínsecos, es decir, el soporte, escritura, lenguaje, formulismo y demás elementos integrantes para formar juicio de su autenticidad .
Digitalización: La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales.
Facsímil: Un facsímil, también llamado facsímile, es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.
Índice:Es la presentación del contenido de una obra que en ocasiones puede ser de carácter alfabético, conforme a las materias de que se trate; en el se indica el número de páginas que contiene cada tema.
ISAAR: Siglas en inglés de International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families (Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias), publicada por el Consejo Internacional de Archivos (CIA)
ISAD:
ISAD(G) son las siglas en inglés de General International Standard Archival Description (Norma Internacional General de Descripción Archivística), publicada por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) en 1994
• Legajo: Conjunto, generalmente atado, de papeles referentes a un asunto. / Parte de la documentación de un expediente subdividido, tomando en cuenta sus diversos incidentes o por su volumen que en ningún caso deberá exceder de 2 cm., aproximadamente para facilitar su manejo y conservación. Paquete de tamaño manejable (34 por 17 por 23 cm. aproximadamente, aunque puede ser mayor) integrados por Documentos sueltos o independientes, expedientes, carpetas, mazos o atados o varias de estas unidades con tal que cada una de ellas y el conjunto se hallen dispuestos conformes a algunos o varios métodos de ordenación. Si contiene profusión de materias sin orden razonado se llama legajo misceláneo
Libro: Conjunto de muchas hojas de papel u otro material semejante que, encuadernadas, forman un volumen.
Marbete: Etiqueta descriptiva que se adhiere a un objeto con un rótulo que indica su naturaleza o propiedades;
Página: Cada una de las dos caras de una hoja impresa
Paginación: La numeración de las páginas de un libro.
Patrimonio Documental:El patrimonio documental étnico está conformado por el conjunto de documentos de audio, audiovisuales y textuales cartográficos y fotográficos, producidos por las propias comunidades, por investigadores de diferentes áreas del saber, centros de investigación, instituciones académicas públicas y privadas, entidades del Estado y ONG´s. que permiten de una u otra forma obtener información sobre diferentes aspectos culturales, sociales, políticos y de la historia de los grupos étnicos colombianos.
Pieza Documental: es la unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Acta, oficio, informe.
Producción Documental: es la recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
Recepción de Documentos: Es el conjunto de actividades que buscan verificar y controlar la recepción de documentos en la Universidad, formalizando los procedimientos a través de manuales e identificando de manera oportuna los nuevos medios para la recepción de documentos a fin de que sean controlados.
Registro: Un registro, en programación, es un tipo de dato estructurado formado por la unión de varios elementos bajo una misma estructura. Estos elementos pueden ser, o bien datos elementales (entero, real, carácter,...), o bien otras estructuras de datos. A cada uno de esos elementos se le llama campo.
Reprografía :La reprografía es un proceso que permite reproducir documentos impresos mediante técnicas como la fotocopia (o xerocopia), el facsímil .
